Ab dem 01. Januar 2023 is die Einreichung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz:eAU) Pflicht.
Bisher war der Vorgang Folgender Ihr Arbeitnehmer ging im Fall von Krankheit zum Arzt und erhielt „die gelbe Bescheinigung“, welche Ihr Arbeitnehmer Ihnen per Post persönlich vorlegte.
Künftig geschieht dies auf elektronischem Wege über die Krankenversicherung Ihres Arbeitnehmers.
Das bedeutet, der Arzt/Ärztin, welche/r die Arbeitsunfähigkeit Ihres Arbeitnehmers feststellt, übermittelt die notwendigen Daten (alle Daten, welche bisher auch auf der Papierform zu finden waren) auf elektronischem Wege an die zuständige Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers.
Im zweiten Schritt hat ihr Arbeitnehmer Sie über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit zu informieren.
Nun müssen Sie als Arbeitgeber folgende Daten bei der zuständigen Krankenversicherung abrufen:
- Name des/der Beschäftigen
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztl. Feststellung der AU
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die AU auf einem Arbeitsunfall oder sonst. Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitnehmerunfalls oder sonst. Unfalls beruhen.
Durch die elektronische AU-Bescheinigung wird es zudem künftig nötig sein, auf Grundlage der Krankmeldung des AN frühzeitig die AU-Daten von der Entgeldabrechnung abzurufen, das heißt, dass entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung (siehe vorheriges Infoschreiben) gespeichert werden müssen. Um dies zu ermöglichen, gilt es die Informationen über Krankmeldungen zeitnah einzureichen, um in der Abrechnung diese zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass auch ich, als Ihre Steuerberaterin, zeitnah zu informieren bin. Dies war bisher nicht erforderlich.
Für Arbeitnehmer ist es weiterhin zu raten sich die AU-Bescheinigung in gewohnter Papierform von ihrem Arzt aushändigen zu lassen, da dieser als Beweisstück fungiert.
Wichtig ist das diese Pflicht auch für Minijobs gilt! Da Sie als AG bisher ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständige Einzugsstelle kommuniziert haben und die zuständige KV Ihrer AN vermutlich nicht kennen, gilt es diese abzufragen und künftig bei Beschäftigungsbeginn im Einstellungsfragebogen einzubringen.
Von Bedeutung ist auch, dass die elektronischen AU-Bescheinigungen nicht für privat kv-versichert AN gilt!
Weiter von der AU-Bescheinigungen ausgeschlossene Fälle sind Minijobs in Privathaushalten und Fälle, in denen der Arbeitsunfähigkeit, durch einen Arzt erfolgt, der nicht an der vertragsärztlich. Vorsorge teilnimmt.